Pravidla komunikace

Cíle dokumentu

Jedním z cílů Sdružení občanů Střeličník z.s. (dále jen “SOS”) je co největší transparentnost a co nejlepší poskytování informací občanům obce Střelice. Tato pravidla by měla sloužit k tomu, aby bylo co nejlépe definováno, jak postupovat při zveřejňování informací na informační kanály, které SOS používá ke komunikaci s občany.

Pro každou komunikační možnost jsou definovány následující pravidla:

• schvalovací pravidlo (kolik členů, popřípadě kdo je potřeba ke schválení komunikace),
• časový předstih (kolik dní předem, musí být návrh zaslán ke schválení před samotným publikováním),
• další dodatečná pravidla.

Pravidla komunikace

Publikační činnost zástupců SOS v obecních orgánech

Jednotliví zástupci SOS ve strukturách obecních orgánů (ZO, RO, komise, výbory) vždy po schůzce nebo zasedání vytvoří zápis, který bude SOS publikovat a zveřejňovat občanům. Je to jeden z našich volebních slibů, že budeme občany Střelic co nejlépe informovat o dění na obci.

1. Jestliže máme v daném orgánu více zástupců, výsledkem bude jen jeden zápis, na kterém se tito zástupci shodnou.
2. Schvalování těchto zápisů a jejich publikování se řídí stejnými pravidly jako “Facebook – článek”, viz. níže. Zápis by měl být vytvořen a publikován v co nejrychlejším termínu, aby byl opravdu aktuální (vytvoření do 3 dnů od zasedání/schůzky + standardní schvalovací lhůta).
3. Ten, kdo zápis vytváří, musí být co nejvíce objektivní, neměl by jakkoliv psát zápis tendenčně k SOS a nebo jakýmkoliv jiným subjektům.
4. Zápis slouží občanům Střelic k lepší informovanosti, a tudíž se vyhýbejte zkratkám, které nemusí být obecně známy nebo je vysvětlete.
5. V případě, že se probírá téma, které není obecně známe a má nějaké hlubší souvislosti, co nejlépe tyto souvislosti objasněte.

Obecná pravidla komunikace pod hlavičkou SOS

1. Jestliže členové SOS vystupují pod hlavičkou SOS (např. administrátoři FB stránky, kteří nepíšou příspěvky pod svým profilem, ale jako Střeličník) musí dbát na to, že v danou chvíli nereprezentují jen svůj názor, ale názor SOS. Tzn. pozdrží se prezentace osobních názorů. Např.:
   1. Jednotliví členové SOS mohou mít rozdílné názory na celostátní politiku
   2. Jednotliví členové mohou mít rozdílné názory na řízení obce atd.
      Garanti akcí a projektů zajistí, aby veškerá komunikace byla včas provedena a aby se nezapomnělo na jednotlivé kroky (zveřejnění v rozhlase, vyvěšení plakátů, roznos letáků atd.). Samotný úkon může být delegován, ale i tak je za jeho provedení odpovědný garant.

Facebook – aktualita

Aktualita na FB je typ příspěvku, který informuje o aktuálním děním v obci, bez nějaké větší návaznosti na ostatní témata, akce, dokumenty atd… Např. věci ve stylu upozornění na náledí, fotka z transportu vánočního stromu atp.

Odkaz: https://www.facebook.com/strelicnik/

Lhůta ke schválení:

• Příspěvek není potřeba zasílat s jakýmkoliv předstihem. Ihned po schválení je možné jej zveřejnit.

Počet hlasů ke schválení:

• Je potřeba aby příspěvek schválil alespoň jeden člen výboru SOS (jestliže je autor člen výboru SOS, je potřeba aby schválil příspěvek jiný člen výboru SOS)
• Jakýkoliv člen výboru může vyvolat hlasování o tom, jestli má být příspěvek zamítnut. V tomto případě je potřeba ke schválení nadpoloviční většina členů výboru (včetně případného autora).

Forma schválení: Osobně, telefonicky, mailem, SMS, elektronicky (WhatsApp, Messenger atd.)
Zaslání informace: Není potřeba zasílat informaci o zveřejnění na širší plédo (všechny členy, podporovatele atd.)
Kdo zveřejňuje: Správci FB stránky – Radim Brener, Martin Klíma, David Otoupalík

Ostatní pravidla:

• Příspěvky, které chceme zveřejňovat jako Střeličník, musí být vkládány stránkou Střeličník (administrátoři FB stránky Střeličník, mají možnost vkládat příspěvky a reagovat pod tímto “účtem”)
• Ten, který příspěvek inicializuje, musí být posléze schopen reagovat na jednotlivé dotazy občanů v diskuzi pod profilem Střeličník. Je také vhodné, jestliže ostatní členové SOS mají k danému tématu poznatky a nebo jsou schopni reagovat v diskuzi, aby se do diskuze také zapojili, ideálně však pod svým soukromým profilem.

Facebook – článek

Článek na FB je typ příspěvku, který informuje o aktuálním děním v obci, s větší návazností daného tématu. Např. plakát chystané akce, anketa k výběru bankomatu, zápisy z rady obce, zápisy ze ZO atd.

Odkaz: https://www.facebook.com/strelicnik/

Lhůta ke schválení:

• Příspěvek je potřeba zaslat alespoň 24 hodin před zveřejněním na email všech členů SOS

Počet hlasů ke schválení:

• Je potřeba, aby příspěvek schválila nadpoloviční většina reagujících členů SOS (tzn. jestliže je aktuální počet členů např. 6, pošlu požadavek na schválení na těchto šest osob. Počkám 24 hodin a vyhodnotím, kolik členů je pro a proti. Jestliže je nadpoloviční většina z reagujících členů pro, mohu daný příspěvek zveřejnit).
• Jakýkoliv člen výboru může vyvolat hlasování o tom, aby byl příspěvek zamítnut. V tomto případě je potřeba ke schválení (nezamítnutí) nadpoloviční většina členů výboru (včetně případného autora) – nebavíme se v tomto případě o počtu reagujících, ale všech členů výboru.

Forma schválení: Osobně, telefonicky, mailem, SMS, elektronicky (WhatsApp, Messenger atd.)
Zaslání informace: Znění příspěvku je potřeba zaslat na všechny členy SOS emailem
Kdo zveřejňuje: Správci FB stránky – Radim Brener, Martin Klíma, David Otoupalík

Ostatní pravidla:

• Příspěvky, které chceme zveřejňovat jako Střeličník, musí být vkládány stránkou Střeličník (administrátoři FB stránky Střeličník, mají možnost vkládat příspěvky a reagovat pod tímto “účtem”)
• Ten, který příspěvek inicializuje, by měl být posléze schopen reagovat na jednotlivé dotazy občanů v diskuzi pod profilem Střeličník. Je také vhodné, jestliže ostatní členové SOS mají k danému tématu poznatky a nebo jsou schopni reagovat v diskuzi, aby se do diskuze také zapojili, ideálně pod svým soukromým profilem.
• Dokument, zápis atd…, měl by být nejprve vložen na webové stránky www.strelicnik.cz a posléze odkazován z facebooku. (Tímto způsobem, budeme občany nepřímo směřovat i na naše stránky).

Webové stránky SOS

Webové stránky by měly být našim kanálem, přes který budeme zveřejňovat veškeré důležité dokumenty, pořádané akce a další materiály. Veškeré příspěvky ze sekce “Facebook – článek” by měly být zveřejněny také na webu. Né všichni občané, kteří mají přístup k internetu mají facebook a výsledný stav by měl být takový, že webové stránky budou více strukturované a bude jednodušší na nich najít historii článků atd.

Jestliže se jedná o příspěvek, který spadá také do jiné sekce pravidel komunikace (např. Facebook – článek, Plakát, Článek do zpravodaje), řídí se jeho schválení a publikování prioritně pravidly z dané sekce. V jiném případě se řídí pravidly uvedenými níže.

Odkaz: http://www.strelicnik.cz

Lhůta ke schválení:

• Příspěvek je potřeba zaslat alespoň 24 hodin před zveřejněním na email všech členů SOS.

Počet hlasů ke schválení:

• Je potřeba, aby příspěvek schválila nadpoloviční většina reagujících členů SOS (tzn. jestliže je aktuální počet členů např. 6, pošlu požadavek na schválení na těchto šest osob. Počkám 24 hodin a vyhodnotím, kolik členů je pro a proti. Jestliže je nadpoloviční většina z reagujících členů pro, mohu daný příspěvek zveřejnit).
• Jakýkoliv člen výboru může vyvolat hlasování o tom, aby byl příspěvek zamítnut. V tomto případě je potřeba ke schválení (nezamítnutí) nadpoloviční většina členů výboru (včetně případného autora) – nebavíme se v tomto případě o počtu reagujících, ale všech členů výboru.

Forma schválení: Osobně, telefonicky, mailem, SMS, elektronicky (WhatsApp, Messenger atd.)
Zaslání informace: Znění příspěvku je potřeba zaslat na všechny členy SOS emailem
Kdo zveřejňuje: Správci webových stránek – Radim Brener, David Otoupalík

Ostatní pravidla:

• Příspěvek by měl být vložen na webové stránky pod hlavičkou původního autora. Tzn. Jestliže Martin Klíma vytvoří obsahově článek, je jedno jestli jej vkládá na stránky někdo jiný, vždy by mělo být příznáno autorství Martinu Klímovi atd.
  

Instagram

Instagramový příspěvek má z našeho pohledu velmi podobnou funkci jako Aktualita na FB. I v tomto případě by se mělo jednat o informaci týkající se co nejaktuálnějšího dění v obci doprovázené fotografií. Je potřeba počítat s tím, že instagram a facebook mohou používat rozdílné okruhy občanů.  

Odkaz: https://www.instagram.com/strelicnik/

Lhůta ke schválení:

• Příspěvek není potřeba zasílat s jakýmkoliv předstihem. Ihned po schválení je možné jej zveřejnit.

Počet hlasů ke schválení:

• Je potřeba aby příspěvek schválil alespoň jeden člen výboru SOS (jestliže je autor člen výboru SOS, je potřeba aby schválil příspěvek jiný člen výboru SOS)
• Jakýkoliv člen výboru může vyvolat hlasování o tom, jestli má být příspěvek zamítnut. V tomto případě je potřeba ke schválení nadpoloviční většina členů výboru (včetně případného autora). Tímto způsobem je také možné stáhnout již zveřejněný příspěvek.

Forma schválení: Osobně, telefonicky, mailem, SMS, elektronicky (WhatsApp, Messenger atd.)
Zaslání informace: Není potřeba zasílat informaci o zveřejnění na širší plédo (všechny členy, podporovatele atd.)
Kdo zveřejňuje: Správci Instagram stránky – David Otoupalík, Martin Klíma

Ostatní pravidla:

• Ten, který příspěvek inicializuje, by měl být posléze schopen reagovat na jednotlivé dotazy občanů v diskuzi, pod tímto příspěvkem. Je také vhodné, jestliže ostatní členové SOS mají k danému tématu poznatky a nebo jsou schopni reagovat v diskuzi, aby se do diskuze také zapojili.

Letáky (roznos do schránek)

Pomocí letáků a jejich přímého roznosu do schránek jsme schopni oslovit co největší počet obyvatel obce. Je důležité ale myslet na to, že počet roznosů by měl být co nejmenší, abychom tímto stylem oslovování občany neodradili.

Lhůta ke schválení:

• Alespoň 3 dny před realizací tisku letáku

Počet hlasů ke schválení:

• Je potřeba, aby leták schválila nadpoloviční většina reagujících členů SOS (tzn. jestliže je aktuální počet členů např. 6, pošlu požadavek na schválení na těchto šest osob. Počkám 72 hodin a vyhodnotím, kolik členů je pro a proti. Jestliže je nadpoloviční většina z reagujících členů pro, mohu dát leták k tisku).
• Jakýkoliv člen výboru může vyvolat hlasování o tom, aby byl leták zamítnut. V tomto případě je potřeba ke schválení (nezamítnutí) nadpoloviční většina členů výboru (včetně případného autora) – nebavíme se v tomto případě o počtu reagujících, ale všech členů výboru.

Forma schválení: Osobně, telefonicky, mailem, SMS, elektronicky (WhatsApp, Messenger atd.)
Zaslání informace: Finální podobu letáku je potřeba zaslat na všechny členy SOS emailem

Ostatní pravidla:

• Je potřeba myslet na to, že tisk, případně roznos letáků je časově a finančně nákladný
• Jestliže bude roznos letáků realizován svépomocí, měl by si autor letáku zajistit spolupráci ostatních členů na roznosu
• Měli bychom se snažit aby letáky byly co nejvíce informačně hodnotné vzhledem k velikosti letáku (nechceme plýtvat papírem)
• Mnoho obyvatel si nepřeje dostávat reklamní letáky atd., i když naše letáky nepovažujeme za reklamní, protože se týkají dění v obci, pořádaní akcí atd., je potřeba vnímat i to, že někteří občané to za reklamní sdělení vnímat mohou. Z toho důvodu, by veškeré naše letáky měly obsahovat frázi, kde bude přímo uveden kontakt v případě, že daný občan již nechce naše letáky dostávat (email nebo telefonní kontakt). SOS bude spravovat seznam adres, které budou z roznosu letáků vyjmuty.

Místní rozhlas

Obecní rozhlas slouží zejména k propagaci akcí, které SOS pořádá. Tzn. je to jeden ze způsobů, jak doprovodit letákovou a nebo plakátovou propagaci.

Není potřeba, aby zde docházelo ke speciálnímu schvalování, protože samotným schválením by již mělo projít schválení letákové akce a nebo plakátu. Jestliže má mít akce přesah i do okolních obcí (stejně jako plakát), je vhodné požádat i okolní obce o zveřejnění místním rozhlasem.

Plakátovací plochy

Veškeré akce, které SOS realizuje by měly být propagovány pomocí obecních plakátovacích ploch. Je taktéž vhodné, jestliže by měla mít akce i záběr v ostatních obcích, aby byly využity i plakátovací plochy těchto obcí.

Lhůta ke schválení:

• Alespoň 3 dny před realizací tisku plakátu

Počet hlasů ke schválení:

• Je potřeba, aby plakát schválila nadpoloviční většina reagujících členů SOS (tzn. jestliže je aktuální počet členů např. 6, pošlu požadavek na schválení na těchto šest osob. Počkám 72 hodin a vyhodnotím, kolik členů je pro a proti. Jestliže je nadpoloviční většina z reagujících členů pro, mohu dát plakát k tisku).
• Jakýkoliv člen výboru může vyvolat hlasování o tom, aby byl plakát zamítnut. V tomto případě je potřeba ke schválení (nezamítnutí) nadpoloviční většina členů výboru (včetně případného autora) – nebavíme se v tomto případě o počtu reagujících, ale všech členů výboru.

Forma schválení: Osobně, telefonicky, mailem, SMS, elektronicky (WhatsApp, Messenger atd.)
Zaslání informace: Finální podobu plakátu je potřeba zaslat na všechny členy SOS emailem
Ostatní pravidla: Plakáty by měly obsahovat logo Střeličníku, odkaz na web a FB stránky

Obecní zpravodaj

Obecní zpravodaj slouží jako hlavní komunikační nástroj pro oslovení maximálního počtu občanů s cílem prezentovat pořádané akce, jejich zhodnocení, poděkování, ale také cíle, vize a myšlenky SOS.

Lhůta ke schválení:

• Alespoň 3 dny před odesláním článku ke zveřejnění (na obecní úřad)

Počet hlasů ke schválení:

• Je potřeba, aby článek schválila nadpoloviční většina reagujících členů SOS (tzn. jestliže je aktuální počet členů např. 6, pošlu požadavek na schválení na těchto šest osob. Počkám 72 hodin a vyhodnotím, kolik členů je pro a proti. Jestliže je nadpoloviční většina z reagujících členů pro, mohu poslat článek ke zveřejnění).
• Jakýkoliv člen výboru může vyvolat hlasování o tom, aby byl článek zamítnut. V tomto případě je potřeba ke schválení (nezamítnutí) nadpoloviční většina členů výboru (včetně případného autora) – nebavíme se v tomto případě o počtu reagujících, ale všech členů výboru.

Forma schválení: Osobně, telefonicky, mailem, SMS, elektronicky (WhatsApp, Messenger atd.)
Zaslání informace: Finální podobu článku je potřeba zaslat na všechny členy SOS emailem
Kdo zveřejňuje: Zveřejnění si zajišťuje autor článku

Ostatní pravidla:

• Jestliže je článek publikován pod hlavičkou SOS, neměl by vyjadřovat čistě osobní názory autora, ale měl by být vyjádřením názoru SOS jako takového
• Jako autor článku, který projde schválením, bude uvedeno jméno hlavního autora článku s doplněním funkce v SOS (např. Petr Novák, předseda Sdružení občanů Střeličník) a kontaktních údajů ve formě email / telefon
• Jestliže některý ze členů SOS chce publikovat článek, který není ve shodě s názorem SOS, může tak udělat pod svým jménem, ale bez hlavičky a jakéhokoliv dalšího spojení se SOS

__

Sdružení občanů Střeličník z.s.
Vytvořil: Radim Brener, schváleno 26. 2. 2019, platnost k 1. 3. 2019